Упущения в отслеживании заказов приводят к убыткам? Эти уроки стоят внимания каждого внешнеторгового специалиста!

Если из-за невнимательности при сопровождении заказа компания понесла убытки, будут ли вычитаться деньги за такие последствия? Тема тяжелая, но это действительно то, что требует внимания каждого из нас.Внешняя торговляВопрос, требующий серьезного размышления и предосторожности со стороны практиков.

Самое запоминающееся подобное событие произошло примерно за 1-2 года до пандемии. В то время на заводе был выписан специальный счет-фактура на добавленную стоимость (НДС), но оператор по невнимательности положил его под стопку документов, и в результате он пролежал там целый год. Из-за этогоВозврат НДСДекларацию необходимо подать до апреля следующего года после года, к которому относится таможенная декларация.Из-за невнимательности в работе на этот раз срок подачи заявления на возврат налога был пропущен, что привело к полной потере возврата налога в размере 150 тысяч юаней. Например, предположим, что текущий год — 2024, и все товары, экспортированные через таможню в 2024 году, должны подать заявление на возврат налога до апреля 2025 года. В случае пропуска срока льгота на возврат налога больше не будет доступна.

В данном инциденте виновата не только халатность оператора,Клиент, оператор по документам, менеджер по обслуживанию клиентов, финансист и продавец.Также имели место упущения по должностным обязанностям. Клиент не отслеживал своевременно ход обработки счетов-фактур, оператор по документам и менеджер по обслуживанию клиентов не проконтролировали своевременное оформление документов, финансовая служба не проверила вовремя материалы для налогового возврата, а продавец не смог эффективно коммуницировать. Наложение ошибок на всех этих этапах в конечном итоге привело к потере налогового возврата в размере целых 150 тысяч юаней.

Каковы же были последствия? Естественно, кто-то должен был понести ответственность. Оператор был оштрафован на 2000 юаней, менеджер по обслуживанию клиентов — на 20 000 юаней, командные бонусы всей первой операционной группы были полностью удержаны, а оставшиеся убытки легли на плечи продавцов. Что касается клиента, он проявил необычайную понимание. Хотя, как сервисная компания, мы должны были взять на себя полную ответственность, клиент добровольно согласился разделить часть вины и оплатил двойную стоимость услуг, чтобы компенсировать ущерб.

Изменения, вызванные этим уроком

С тех пор наша компания ежегодно проводит мероприятия в период с февраля по март.Специальная проверка управления возвратом налогов。Финансовый отдел в этот период проведет полную проверку счетов с обеих сторон, чтобы обеспечить надлежащую обработку всех счетов за предыдущий год, по которым были осуществлены экспортные поставки, но еще не получены дополнительные счета-фактуры и не завершены налоговые возвраты. Благодаря таким мерам управления мы избежали повторения подобных ошибок и в определенной степени повысили эффективность взаимодействия между отделами и осознание рисков.

Как избежать подобных ошибок?

1. Стандартизация управления документами: Накопление документов является одной из причин проблем, поэтому особенно важно обеспечить своевременную организацию и архивирование всех файлов, а также создать стандартизированный процесс управления документами.
2. Взаимодействие и координация между отделами: Работа на каждом этапе взаимосвязана, возврат налогов требует координации между документацией, клиентами, финансами и другими сторонами. Небрежность любой из сторон может привести к провалу всей операции. Поэтому усиление механизмов межведомственного взаимодействия и создание специального процесса напоминаний являются важными мерами для предотвращения подобных ошибок.
3. Механизм напоминания о ключевых моментах: Возврат налогов имеет четкие временные рамки, и пропуск сроков не подлежит восстановлению. Рекомендуется, чтобы компании могли настроить автоматические напоминания о ключевых сроках через внутренние ERP-системы, электронную почту или другие инструменты, чтобы обеспечить своевременное внимание к каждому важному этапу.

Заключение

Во внешнеторговой работе каждая деталь может повлиять на общую эффективность предприятия, особенно когда речь идет о таких важных аспектах, как возврат НДС при экспорте и другие финансовые операции. Каждая ошибка имеет свою цену — иногда это финансовые потери, иногда — ухудшение отношений с клиентами. Однако мы можем извлекать уроки из этого опыта, совершенствовать процессы, укреплять управление и в конечном итоге сокращать количество ошибок в будущем.

Надеюсь, что все смогут извлечь урок из этого опыта и заранее подготовиться, шаг за шагом продвигаясь в сложных процессах внешней торговли. В конце концов, стандартизированное управление и скрупулёзное отношение — это основа, которая позволяет нам укрепиться на международной торговой арене.